第6章：オンライン会議のサポートとコミュニケーション

オンライン会議において、事務職は「技術的な設定」と「コミュニケーションの橋渡し」の両面で活躍します。

1. 会議の招待と事前準備

会議をセットアップする段階で、参加者が迷わない情報を英語で送ります。

• 招待メールの必須項目:

  • Time Zone: 「10:00 AM (JST)」のように、必ずタイムゾーンを明記します。

  • Link/URL: 会議へのアクセスURLを分かりやすく記載します。

  • Agenda: 「何を話し合うか」の議題を事前に共有します。

• 役立つフレーズ:

  • "I have scheduled an online meeting as follows."（以下の通りオンライン会議を設定しました。）

  • "Please click the link below to join the meeting."（会議に参加するには下のリンクをクリックしてください。）

2. 進行中のトラブル対応フレーズ

会議中に音声や映像のトラブルが起きた際、事務職が英語で指示を出せるとスムーズです。

• 映像・音声の確認:

  • "Can everyone hear me?" / "Can you see my screen?"（皆さんに私の声が聞こえますか？／画面が見えますか？）

  • "You are breaking up."（声が途切れています。）

• トラブルへの指示:

  • "Your microphone is on mute."（マイクがミュートになっています。）

  • "Please try turning off your video to save bandwidth."（帯域を節約するためにビデオをオフにしてみてください。）

  • "Could you try reconnecting?"（再接続を試していただけますか？）

3. 議事録（Meeting Minutes）作成の基礎

事務職が英語で議事録を作成する場合、一語一句を追う必要はありません。「決まったこと」と「次にやるべきこと」に絞ります。

• 議事録の基本構成:

  • Attendees: 出席者

  • Key Decisions: 決定事項

  • Action Items: 次にとるべき行動（誰が、いつまでに）

• よく使う表現:

  • "It was decided that..."（〜ということが決定した）

  • "The next meeting is scheduled for [Date]."（次回会議は〇日に設定された）

4. オンラインでの「聞く姿勢」とリアクション

対面よりも反応が伝わりにくいオンラインでは、少し大げさなリアクションや相槌（あいづち）が求められます。

• 丁寧な相槌:

  • "I see." / "Right."（なるほど／そうですね。）

  • "Exactly."（その通りです。）

• 確認:

  • "Let me make sure I understand."（私の理解が正しいか確認させてください。）

5. 事務職向け：オンライン会議お助けフレーズ集

• Could you speak a little louder? （もう少し大きな声で話していただけますか？）

• I'll send the file through the chat box. （チャット欄でファイルを送ります。）

• We've lost the connection with Mr. Smith. （スミスさんとの接続が切れてしまいました。）

【検定対策のポイント！】 検定では「マイクがミュートになっている相手への適切な声かけ」や「タイムゾーンを含めた会議通知の書き方」が問われます。特に**JST（日本標準時）やEST（米国東部標準時）**といった略称の知識も押さえておきましょう。