第5章：文書・データ管理の英語スキル

海外の同僚から「ホッチキスを貸して」と言われたり、システムの不具合について報告を受けたりする場面を想定した知識を整理します。

1. オフィス備品と消耗品の英語名称

カタカナ語（和製英語）に注意しましょう。

• Stationery（文房具）:

  • Stapler: ホッチキス（Hotchkissは通じません）

  • Sticky notes: 付箋（Post-itは商品名ですが広く通じます）

  • Paper clips: クリップ

  • Clear folders: クリアファイル（Clear fileではなくfolderが一般的）

• Consumables（消耗品）:

  • Ink cartridges / Toner: インク・トナー

  • Printer paper: コピー用紙

2. PC操作とIT用語の頻出フレーズ

ITのサポートや同僚とのやり取りで必須となるキーワードです。

• 添付ファイル関連:

  • Attach: 添付する（Please find the attached file.：添付ファイルをご確認ください）

  • Compress / Zip: 圧縮する

• 不具合・操作:

  • Out of order: 故障中

  • Freezing: 画面が固まる

  • Reboot / Restart: 再起動する

  • Shared drive: 共有ドライブ

3. 英語の会計書類（Invoice / Receipt）の読み解き

経理補助として、英語の伝票をチェックする際のポイントです。

• Invoice（請求書）:

  • Due date: 支払い期限

  • Total amount due: 合計請求額

  • Description: 内容明細

• Receipt（領収書）:

  • Paid in full: 支払い済み

  • Tax included: 税込み

• PO (Purchase Order): 発注書。事務職が最もよく目にする書類の一つです。

4. 書類管理・ファイリングの英語

• Organize / Sort: 整理する、並び替える

• Confidential: 秘密厳守（極秘）

• Discard / Shred: 廃棄する、シュレッダーにかける

• Original copy: 原本（「コピー」という単語が入っていますが、原本を指します）

5. 備品補充の際のミニメール例

Subject: Request for stationery supplies

Hi Team, We are running out of printer paper and staples. I will order them today. Please let me know if you need anything else.

Best, [Your Name]

【検定対策のポイント！】 検定では「和製英語に注意が必要な事務用品（例：ホッチキス）」の正しい英語や、請求書（Invoice）の読み取り問題が出題されます。特に**Due date（期限）とIssue date（発行日）**の混同は実務ミスに繋がるため、しっかり区別しておきましょう。