第1章：グローバル事務職のマインドセットと基本ルール

英語を話す・書く環境での事務職は、日本国内のルールとは異なる「グローバルスタンダード」を理解しておく必要があります。

1. 英語で働くための「プロ意識」：完璧さより正確さ

英語での業務において、最も大切なのは「美しい発音」や「高度な文法」ではありません。**「情報を正確に伝え、誤解を招かないこと」**です。

• Simple is Best: 難しい単語を使う必要はありません。中学生レベルの基本単語で、主語と動詞を明確にした短い文章（1文1メッセージ）を心がけましょう。

• 確認の徹底: 曖昧な返事は厳禁です。理解できなかった時は、"Could you say that again?"（もう一度言っていただけますか？）と、勇気を持って聞き返すことがプロの責任です。

2. 英語圏のビジネスマナーと文化の違い

日本流の丁寧さが、英語圏では「遠回しすぎて分かりにくい」と捉えられることがあります。

• ファーストネームの文化: 相手が "Please call me John." と言った場合は、役職ではなく名前で呼ぶのが礼儀です。ただし、最初は "Mr. / Ms." をつけるのが無難です。

• 結論が先、理由は後: 報告や依頼は、まず「何をしてほしいか（結論）」を伝え、その後に「なぜなら（理由）」を続けます。

• 「お疲れ様です」は存在しない: 代わりに "Hi [Name]," や "How are you doing?" といった挨拶から入ります。

3. 日時・数字・金額の英語表記ルール

事務職にとって、日付や数字の間違いは致命的です。国によってルールが異なる点に注意しましょう。

日付の書き方（要注意！）

2025年12月1日を指す場合：

• アメリカ式（月/日/年）: 12/01/2025

• イギリス式（日/月/年）: 01/12/2025

• ミスを防ぐコツ: Dec 1, 2025 のように、月をアルファベットで書くのが事務のプロのテクニックです。

数字と単位

• 桁区切り: 日本と同様、3桁ごとにカンマ（,）を入れます。

• 通貨: $1,000（1,000ドル）や JPY 10,000（1万円）など、通貨記号やコードを明記します。

• 時間のAM/PM: 1:00 PM（午後1時）のように、24時間表記よりもAM/PMを使うのが一般的ですが、誤解を防ぐために 13:00 を使う際は相手のタイムゾーン（例：JST, EST）を意識しましょう。

4. 事務職に必須の「丁寧な依頼」の基本形

事務職は他部署や他社に何かを頼むことが多い職種です。命令形にならないよう、以下の3段階を使い分けましょう。

1. Can you...? （同僚への軽い依頼：〜できる？）

2. Could you...? / Please... （一般的な依頼：〜していただけますか？）

3. I would appreciate it if you could... （上司や社外への丁寧な依頼：〜していただければ幸いです）

【検定対策のポイント！】 検定試験では、「アメリカの取引先から届いた 05/06/2025 という日付は何月何日を指すか？」といった、実務上のミスに直結する知識が問われます。また、**「月名をアルファベット表記にする」**といった、ミスを防ぐためのベストプラクティスも覚えておきましょう。