第4章：状況別・英文メール作成テクニック

事務職のメールの目的は、相手を動かし、業務を完遂させることです。丁寧ながらも、相手が「何をすればいいか」を迷わせない表現をマスターしましょう。

1. 依頼とリマインド：角を立てずに動いてもらう

相手に何かをお願いしたり、期限を思い出させたり（催促）する際は、丁寧さと明確さのバランスが重要です。

• 丁寧な依頼:

  • Could you please send me the report by Friday?（金曜日までにレポートを送っていただけますか？）

  • I would be grateful if you could check the attached file.（添付ファイルをご確認いただけますと幸いです。）

• リマインド（催促）:

  • I am writing to follow up on the invoice.（請求書の件で、その後いかがでしょうかとご連絡いたしました。）

  • Just a gentle reminder that the deadline is tomorrow.（念のための確認ですが、締め切りは明日となっております。）

2. 調整と予約：スムーズなスケジュール設定

会議の設定やホテルの予約など、数字と場所が関わる業務では正確な表現が求められます。

• 日程の提案:

  • Are you available on any of the following dates?（以下の日程でご都合の良い日はありますか？）

  • Please let me know which time slot works best for you.（どのお時間がご都合よろしいかお知らせください。）

• 予約の依頼:

  • I would like to book a meeting room for 10 people.（10名用の会議室を予約したいのですが。）

  • Could you please confirm the reservation?（予約の確定をお願いできますか？）

3. お詫びと説明：ミスへの誠実な対応

ミスが発生した際は、言い訳よりも先に謝罪と「これからどうするか」を伝えます。

• 謝罪の表現:

  • We apologize for the delay in our response.（返信が遅れましたこと、お詫び申し上げます。）

  • I am sorry for the oversight on the invoice.（請求書の記載漏れについて、申し訳ございません。）

• 訂正と再送:

  • Attached is the corrected version.（訂正版を添付いたしました。）

  • Please replace the previous file with this one.（以前のファイルをこちらに差し替えていただけますでしょうか。）

4. 知っておくと便利な「事務職のつなぎ言葉」

• Actually, ... （実は・あいにく…）：少し言いにくいことを伝える際のクッションになります。

• Regarding... / About... （〜に関して）：本題を切り出す時に使います。

• In the meantime, ... （その間、とりあえず）：次のステップに進むまでの合間の指示に使います。

【検定対策のポイント！】 検定では「返信を催促する際に、最も角が立たない表現はどれか？」といった比較問題や、「日程調整において曖昧な表現を避けるための書き換え」などが出題されます。「Please」だけでなく「I would appreciate it if...」などのより丁寧な形もセットで覚えておきましょう。