第2章：オフィスでの「電話・来客応対」英語

電話や受付での対応は、相手にとっての「会社の第一印象」を決定づけます。流暢に話すことよりも、明るくハキハキと、必要な情報を聞き取ることに集中しましょう。

1. 電話応対の基本フレーズ

顔が見えない電話では、最初の名乗りと、誰に取り次ぐかの確認が重要です。

• 電話に出る: "Thank you for calling [Company Name]. This is [Your Name] speaking. How can I help you?" （お電話ありがとうございます、〇〇社の〇〇です。ご用件を承ります。）

• 取り次ぎをお願いされた時: "Hold on a moment, please. I’ll put you through to [Name]." （少々お待ちください。〇〇にお繋ぎします。）

• 担当者が不在の時: "I'm afraid he/she is in a meeting right now."（あいにく会議中です。） "Would you like to leave a message?"（伝言を承りましょうか？）

2. スペルや数字を正確に聞き取る「確認術」

聞き取れなかった時に「適当に流す」のは事務職として最大のNGです。以下のフレーズで必ず再確認しましょう。

• 聞き返す: "Pardon me?" / "Could you say that again, please?"（もう一度お願いできますか？）

• スペルを確認する: "Could you spell your name, please?"（お名前の綴りを教えていただけますか？）

  • コツ： B as in Bravo（BはブラボーのB）のように、紛らわしいアルファベットは具体的な単語を添えるとプロフェッショナルです。

• 復唱する: "Let me check if I have it right."（正しく聞き取れているか確認させてください。）

3. 来客応対（出迎えから会議室まで）

海外からの来客に対し、失礼のないよう案内するフローを覚えましょう。

• 出迎え: "Welcome to [Company Name]. May I have your name, please?" （ようこそ。お名前をいただけますでしょうか？） "We've been expecting you."（お待ちしておりました。）

• 案内する: "Please follow me. This way, please."（こちらへどうぞ。）

• お茶（飲み物）を勧める: "Would you like something to drink? We have coffee and tea." （何かお飲み物はいかがですか？コーヒーと紅茶がございます。）

• 待っていただく: "Please have a seat and wait for a moment."（おかけになって少々お待ちください。）

4. 電話・来客時の「事務職必須ワード」

• Appointment / Reservation: （アポイント・予約）

• Unavailable: （手が離せない・不在である）

• Transfer: （電話を転送する・繋ぐ）

• Inquiry: （問い合わせ）

【検定対策のポイント！】 検定では、「担当者が不在の際、相手に折り返し電話が必要か尋ねる適切な表現はどれか？」といった問題が出題されます。