第3章：ビジネス文書・メールの作成術

事務職が作成する文書は、読み手の時間を奪わない「一読して内容が伝わる構成」が理想です。

1. 社外・社内文書の基本構成

ビジネス文書には、古くからの決まった型があります。この型を守ることで、重要な情報がどこにあるかが瞬時に伝わります。

社外文書の基本（5つのパーツ）

1. 発信日付： 右上。作成日ではなく「送付日」を記載。

2. 宛名： 左上。会社名、部署名、役職、氏名の順。

3. 発信者名： 右下。自分の会社名、氏名、押印（必要な場合）。

4. 件名（タイトル）： 中央。一目で内容がわかる具体的なもの。

5. 本文： 「前文（挨拶）」「主文（本題）」「末文（結び）」の構成。

社内文書のポイント

社内向けは挨拶を簡略化し、「いつ・誰が・何を・どうするか」という結論を最優先に記載します。

2. 「伝わる」ビジネスメールの書き方

メールは毎日大量に届くため、「件名」で開封優先度を決める人がほとんどです。

• 件名の工夫：

  • ✕ 「お世話になっております」

  • ○ 「【ご確認】○月○日お打ち合わせ場所変更のご連絡（株式会社△△・鈴木）」

• 1通1用件の原則： 複数の話題を詰め込みすぎず、箇条書きを活用して視認性を高めます。

• CCとBCCの使い分け：

  • CC： 「共有しておきたい人」に入れる。返信の義務はないが、内容を知っておいてほしい場合。

  • BCC： 「他の受信者にアドレスを見せたくない場合」に使用。一斉送信などで多用します。

3. 封筒の書き方と郵送・発送の基礎知識

デジタル化が進んでも、契約書や重要書類の郵送は事務職の重要な仕事です。

• 封筒の宛名書き：

  • 住所は略さず「〇〇県」から書く。

  • 役職名は氏名の「上」または「右」に少し小さめに書く。（氏名の下に「〇〇社長」とは書かない）

• 「御中」と「様」の使い分け：

  • 御中： 会社、部署などの団体宛（例：人事部 御中）

  • 様： 個人宛（例：佐藤様）

  • ※「人事部 御中 佐藤様」とは書きません。

• 添え状（送付状）： 「誰が・何を・何枚送ったか」を示す書類を必ず同封するのがマナーです。

4. ミスを防ぐ最終チェックリスト

文書を完成させたら、必ず以下の3点を「指差し確認」しましょう。

1. 宛名： 会社名や漢字の変換ミスはないか？

2. 日付・時間： 締め切りや会議の時間は正しいか？（曜日まで確認）

3. 添付ファイル： 「添付します」と書いて、本当に添付されているか？

【検定対策のポイント！】 検定では「社外宛ての封筒の書き方として正しいものはどれか？」や「不適切な敬語表現の修正」などが頻出します。特に**「御中」と「様」の併用禁止**や、件名の付け方は確実に押さえておきましょう。